El cumplimiento
EL SISTEMA DE GESTIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE WITZENMANN
Witzenmann concede gran importancia al cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en todo el mundo para el Grupo Witzenmann, de las directrices internas de la empresa y de los principios éticos fundamentales y los estándares internacionales. El cumplimiento es una parte fundamental de la cultura corporativa, así como de la actividad empresarial de Witzenmann, que se encuentra también integrada en la declaración de principios de Witzenmann a través de los pilares "Valores" y "Directrices".
Witzenmann ha establecido un sistema de gestión del cumplimiento (SGC) que promueve un comportamiento ético, íntegro y conforme a las normas por parte de Witzenmann y sus socios comerciales, y apoya a los empleados a la hora de hacer frente a los riesgos del cumplimiento. El objetivo del SGC es evitar perjuicios a Witzenmann y a sus empleados, contribuir a la reputación de Witzenmann y aumentar el sentido de la responsabilidad y la satisfacción de los empleados.
El SGC de Witzenmann abarca las actividades de la totalidad del Grupo Witzenmann, incluidas sus sociedades filiales.
A continuación, presentamos su funcionamiento y los elementos esenciales del SGC de Witzenmann.
1. FUNCIONAMIENTO
El SGC se basa en un proceso continuo, destinado a garantizar la consecución de los objetivos de cumplimiento, y que consta esencialmente de tres elementos básicos que se refuerzan mutuamente: Prevención, Detección y Actuación. En particular, se adoptan las siguientes medidas:
2. ELEMENTOS FUNDAMENTALES
El sistema de gestión del cumplimiento de Witzenmann se rige por los estándares nacionales e internacionales y se basa en los siguientes elementos fundamentales:
Objetivos del cumplimiento
El objetivo de la gestión del cumplimiento de Witzenmann es el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en todo el mundo para el Grupo Witzenmann, de las directrices internas de la empresa y de los principios éticos fundamentales y los estándares internacionales.
El SGC abarca todo el Grupo Witzenmann. Está en línea con las actividades comerciales y las necesidades de Witzenmann y se centra principalmente en aquellas áreas que se han identificado como relevantes para Witzenmann en el ámbito de los análisis de riesgos. Algunas de las áreas prioritarias del trabajo de cumplimiento en Witzenmann son los derechos humanos y la protección del medio ambiente, la protección de datos, la conformidad de los productos, la legislación antimonopolio, la prevención de la corrupción, la prevención del blanqueo de dinero y las exigencias de control y sanción de las exportaciones.
Cultura de cumplimiento y valores de cumplimiento
La conducta conforme a la ley, la ética y la integridad son la base de las actividades empresariales de Witzenmann. Esto se recoge en el Código de Conducta (Code of Conduct) de Witzenmann.
La dirección y los directivos de Witzenmann están plenamente comprometidos con ello y lo viven con sus empleados ("Tone from the Top/Middle").
Los empleados pueden ponerse en cualquier momento en contacto con sus superiores, la gerencia o el responsable de cumplimiento para plantear cuestiones relacionadas con el cumplimiento, así como con indicios de riesgos o irregularidades. Asimismo, todos los empleados tienen a su disposición un sistema de denuncia de irregularidades, que ofrece una protección especial a los denunciantes.
Organización del cumplimiento
El cumplimiento es la tarea de liderazgo de todos los directivos de la empresa. A través de la adopción de medidas organizativas, en particular la implantación de procesos adecuados y transparentes, así como la facilitación de los recursos necesarios, se garantiza que el SGC se aplique en todo el Grupo Witzenmann.
La responsabilidad del SGC recae en el departamento de Asuntos Jurídicos y Cumplimiento de Witzenmann GmbH, que, en caso necesario, informa directamente al gerente responsable de forma periódica e inmediata. El departamento de Asuntos Jurídicos y Cumplimiento desarrolla las normas para todo el Grupo en materia de gestión del cumplimiento y asesora a las unidades de negocio como primer punto de contacto para todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento.
El departamento de Asuntos Jurídicos y Cumplimiento cuenta con el apoyo de la red mundial de cumplimiento del Grupo Witzenmann. Para cada una de las filiales internacionales existe un interlocutor local de cumplimiento. Este apoya a la dirección en el cumplimiento de las normas y la aplicación sobre el terreno de la gestión del cumplimiento, en particular en lo relativo a la aplicación de las normas para todo el Grupo y la observancia de la respectiva legislación local aplicable.
Riesgos de cumplimiento
La base de la gestión de los riesgos de cumplimiento en Witzenmann la constituyen los análisis de riesgos de cumplimiento. En el marco de los análisis periódicos de los riesgos de cumplimiento, se examina sistemáticamente la organización para detectar posibles riesgos de cumplimiento. Los riesgos identificados se registran, analizan y evalúan.
Si las circunstancias especiales lo requieren, el análisis periódico de riesgos de cumplimiento se complementa mediante controles y evaluaciones de riesgos en relación con los acontecimientos.
Estándares y medidas de cumplimiento
Witzenmann desarrolla y aplica principios y medidas para reducir el riesgo de infracciones de cumplimiento, basándose para ello en los riesgos de cumplimiento identificados. Por ejemplo:
- el código de conducta de Witzenmann para empleados y/o socios comerciales
- el código de conducta de Witzenmann para proveedores,
- directrices y pautas para temas específicos,
- consignas de proceso, trabajo y organización,
- la verificación de socios comerciales,
- cursos de formación, programas de aprendizaje electrónico y talleres,
- el sistema de denuncia confidencial y, si se desea, anónimo,
- el servicio de asesoramiento sobre cuestiones relacionadas con el cumplimiento.
Comunicación y cursos de formación sobre cumplimiento
Witzenmann informa a sus empleados y socios comerciales de diferentes maneras sobre las normas de cumplimiento aplicables en Witzenmann, incluidas las comunicaciones internas de la gerencia y del departamento de Asuntos Jurídicos y Cumplimiento, en conversaciones personales, al atender consultas de clientes y mediante publicaciones en la intranet e Internet.
Los empleados de Witzenmann reciben regularmente formación sobre los temas de cumplimiento que les conciernen en cada caso. Se les enseña a comportarse con integridad y de acuerdo con las normas en el día a día de su vida laboral. El programa de formación orientado a las necesidades incluye tanto formación presencial como aprendizaje electrónico.
En el marco de los análisis de riesgos realizados periódicamente, los contenidos de cumplimiento se tratan en charlas personales con funcionarios de todas las divisiones corporativas relevantes. Los funcionarios pueden nombrar los riesgos de cumplimiento que aprecian en sus áreas y consultar a expertos en cumplimiento.
Además, todos los empleados y órganos ejecutivos de Witzenmann pueden contar en todo momento con el asesoramiento del departamento de Asuntos Jurídicos y Cumplimiento sobre cuestiones relacionadas con el cumplimiento. En caso necesario se consulta a asesores jurídicos especializados.
Supervisión y mejora
Witzenmann revisa continuamente el SGC para comprobar su eficacia y adecuación, así como para detectar cualquier necesidad de modificación. Si surgen nuevos requisitos legales, cambian los riesgos o se añaden otros nuevos, el sistema se adapta a las nuevas circunstancias. Para ello se elaboran y aplican posteriormente catálogos de medidas y procesos.
Las conclusiones obtenidas de los resultados de los análisis de riesgos de cumplimiento, las auditorías, las sugerencias de los empleados y directivos y, en caso necesario, las indicaciones del sistema de denuncia de irregularidades, se emplean para desarrollar y mejorar continuamente el sistema.
OTRAS PREGUNTAS
No hay nada mejor que el contacto directo:
Torsten Hotop
E-Mail:
compliance [at] witzenmann.com